Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der SFC Energy AG im Hinblick auf die Datenverarbeitung zum Zwecke der virtuellen Hauptversammlung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. Aus diesem Grund möchten wir Sie mit den nachfolgenden Hinweisen über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die SFC Energy AG im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zustehenden Rechte informieren.

Wir führen die Hauptversammlung im Jahr 2020 ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung mit der Möglichkeit zur Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung durch. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können die gesamte Hauptversammlung aber per Bild- und Tonübertragung durch Zuschaltung über das Aktionärsportal verfolgen. Das Aktionärsportal wird durch unseren Dienstleister Better Orange IR & HV AG, Haidelweg 48, 81241 München ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben. Das Aktionärsportal ist abrufbar unter https://www.sfc.com/investoren/hauptversammlung-2020.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

SFC Energy AG
Eugen-Sänger-Ring 7
85649 Brunnthal
Tel: +49 89 67 35 92-0
Fax: +49 89 67 35 92-169
E-Mail: [email protected]

Den Datenschutzbeauftragten der SFC Energy AG erreichen Sie bei Fragen zu diesen Datenschutzinformationen per Post oder per E-Mail unter folgender Adresse:

Herr Kivanç Semen
Datenschutzbeauftragter
DataCo GmbH
Dachauer Str. 65
80335 München
Telefon: +49 89 7400 45840
E-Mail: [email protected]

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und woher erhalten wir diese?

Wenn Sie unser Aktionärsportal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf unser Aktionärsportal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files protokolliert:

  • Abgerufene bzw. angefragte Daten;
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs;
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
  • Typ des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems;
  • IP-Adresse;
  • HV-Ticket-Nummer und Session-ID;
  • Login und Passwort Reset; und
  • Kenntnisnahme und Akzeptanz der Nutzungsbedingungen.

Daneben verarbeiten wir auch Informationen zu an die SFC Energy AG über das Aktionärsportal übermittelte Fragen, zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, die in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung eingereicht werden, sowie zu Ihrem Abstimmverhalten. Wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre entweder von den Aktionären selbst, oder über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotaktien). Wenn Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem Aktionär, der Ihnen die Vollmacht erteilt hat, und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten in der virtuellen Hauptversammlung betroffen ist.

3. Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften. Über das Aktionärsportal können Sie unter anderem Ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (HV-Ticket-Nummer und Passwort), die Sie mit Ihrem HV-Ticket erhalten, einloggen. Die Nutzung des Aktionärsportals unterliegt den dort abrufbaren Nutzungsbedingungen.

a) Betrieb des Aktionärsportals

Die Verarbeitung der oben genannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen in Webserver-Log-Files ist erforderlich, um das Aktionärsportal technisch bereitstellen zu können sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung. Insofern haben wir ein berechtigtes Interesse, Ihnen das Aktionärsportal als Service für Aktionäre und Aktionärsvertreter bereitzustellen, um Ihre Aktionärsrechte auf nutzerfreundliche Art und Weise ausüben und zu der virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet werden zu können. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

b) Identitätsüberprüfung

Wenn Sie sich im Aktionärsportal anmelden, verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen (Vor- und Nachname, Titel; E-Mail-Adresse; HV-Ticket-Nummer und Passwort), um Ihre Berechtigung, sich als Aktionär oder Aktionärsvertreter zu der virtuellen Hauptversammlung zuzuschalten oder vorbereitende Maßnahmen zu treffen, überprüfen zu können. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG und gegebenenfalls in Verbindung mit § 1 Abs. 2 Nr. 2 und 4 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C-19 AuswBekG) erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

c) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung halten wir uns an die im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecke. Diese umfassen die Kommunikation mit den Aktionären und verschiedene Vorgänge im Rahmen der Abwicklung von virtuellen Hauptversammlungen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Anmeldung und Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung der Aktionäre oder der von ihnen bestimmten bevollmächtigten Vertreter Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Berechtigung zur Zuschaltung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses, Versand von HV-Tickets) abzuwickeln und den Aktionären oder den von ihnen bestimmten bevollmächtigten Vertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten) zu ermöglichen.

Insbesondere verarbeiten wir auch Ihr Abstimmverhalten, sofern Sie oder Ihr Vertreter Ihr Stimmrecht vor oder während der virtuellen Hauptversammlung per Briefwahl oder durch elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ausüben, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Wertung von Stimmen im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu gewährleisten. Außerdem verarbeiten wir Informationen über Ihren Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung, sofern Sie einen solchen Widerspruch während der virtuellen Hauptversammlung über des Aktionärsportals erklären. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG und gegebenenfalls in Verbindung mit dem C-19 AuswBekG. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise keine Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung ermöglichen.

d) Ausübung des Fragerechts

Sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung über unser Aktionärsportal Fragen einzureichen und Ihre Fragen in der virtuellen Hauptversammlung oder ggf. auch bereits vorab durch die Veröffentlichung häufig gestellter Fragen (FAQ) auf der Internetseite der SFC Energy AG behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens. Dieser kann von anderen Personen, die sich zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten, zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen und des berechtigten Interesses der übrigen Personen, die sich zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

e) Verarbeitung im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen

Ferner verarbeiten wir Daten, die uns von Ihnen oder anderen Mitteilungspflichtigen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz übertragen werden. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen auch in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

f) Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachtserklärung bei der Bevollmächtigung des von uns für die virtuelle Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreters nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren. Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage.

g) Cookies

Für unser Aktionärsportal verwenden wir technisch unbedingt erforderliche Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die von einer Webseite, die Sie besuchen, auf Ihrem Desktop-, Notebook- oder Mobilgerät abgelegt werden. Daraus können wir z.B. erkennen, ob es zwischen Ihrem Gerät und unserem Aktionärsportal schon eine Verbindung gegeben hat, oder welche Sprache oder anderen Einstellungen Sie bevorzugen. Cookies können auch personenbezogen Daten enthalten. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Wenn Sie sich gegen den Einsatz von Cookies entscheiden, kann es sein, dass Ihnen nicht alle Funktionen unseres Aktionärsportals oder einzelne Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen. Die von uns eingesetzten notwendigen Session Cookies werden nur zum Zweck der Bereitstellung der Portalseite und für die Anmeldung und Identifizierung der Aktionäre verwendet. Sie sind für die Funktionen des Aktionärsportals unbedingt erforderlich und werden beim Schließen Ihres Browsers gelöscht. Das Setzen der und der Zugriff auf die in unbedingt erforderlichen Cookies gespeicherten Daten sowie die mit diesen Cookies verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich, unseren Aktionären und Aktionärsvertretern den Besuch unseres Aktionärsportals zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Soweit wir bei der Bereitstellung des Aktionärsportals Cookies verwenden wollen, die für den Betrieb des Aktionärsportals nicht unbedingt erforderlich sind, wie z.B. Funktions- oder Leistungs-Cookies, tun wir dies nur, sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. In diesem Fall werden wir Sie bei Besuch des Aktionärsportals vor dem Einsatz von Cookies in einem Pop-Up-Fenster über unsere Cookies und damit verbundene Datenverarbeitungen informieren und Sie um Ihre freiwillige Einwilligung bitten.

h) Sonstige Verarbeitungen

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren und, sofern erforderlich, Ihre Einwilligung einholen.

4. An welche Empfänger werden Ihre Daten von uns ggf. weitergegeben?

Zur Abwicklung der virtuellen Hauptversammlungen nutzen wir externe Dienstleister, z.B. Dienstleister zur Organisation der virtuelle Hauptversammlung, für Druck und Versand der Hauptversammlungs-Einladungen und Aktionärsmitteilungen, sowie für die Durchführung der virtuelle Hauptversammlung (im Wesentlichen für die Bereitstellung des Aktionärsportals, über das die virtuelle Hauptversammlung zugänglich ist). Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns jedoch nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und sie verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Andere Aktionäre und Personen, die sich zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten, können nach § 129 AktG Ihre ggf. im Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Daten während der virtuellen Hauptversammlung und ggf. bis zu zwei Jahre danach einsehen.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Homepage der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen.

Sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, Fragen einzureichen und Ihre Fragen während der virtuellen Hauptversammlung oder ggf. auch bereits vorab durch die Veröffentlichung häufig gestellter Fragen (FAQ) auf der Internetseite der SFC Energy AG behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens. Dieser kann von anderen Personen, die sich zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten, zur Kenntnis genommen werden.

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden).

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) uns zu einer weiteren Speicherung der Daten verpflichten. Darüber hinaus bewahren wir Daten auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen oder durch unser Unternehmen geltend gemacht werden, oder zur Wahrung unserer oben genannten berechtigten Interessen erforderlich ist. Bitte wenden Sie sich bei spezifischen Fragen zur Speicherdauer an unseren Datenschutzbeauftragten.

6. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir unterhalten angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Verwendung zu schützen.

7. Welche Rechte stehen Ihnen nach dem Datenschutzrecht zu?

Im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten einschließlich Informationen wie z.B. die Herkunft und Kategorien der Daten, die Zwecke der Verarbeitung, die Empfänger (oder Kategorien davon) und die jeweilige Aufbewahrungsfrist. Darüber hinaus können Sie Berichtigung und unter bestimmten Umständen Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ferner kann Ihnen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (z. B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (und ggf. die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen) zustehen.

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der SFC Energy AG oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung beenden, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Die obengenannten Rechte können Sie unter der in Ziffer 1 aufgeführten Adresse unseres Datenschutzbeauftragten geltend machen. Bitte beachten Sie, dass ggf. gesetzliche Ausnahmen (z.B. fortbestehende Aufbewahrungspflichten) einer Ausübung Ihrer Rechte entgegenstehen können. An unseren Datenschutzbeauftragten können Sie sich auch wenden, wenn Sie eine Beschwerde im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen und den Sachverhalt unmittelbar mit uns klären möchten.

Unabhängig davon haben Sie als Betroffener das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Stand der Informationen in diesem Dokument: April 2020

Bei relevanten Änderungen werden wir diese Informationen aktualisieren und auf unserer Internetseite www.sfc.com zur Verfügung stellen. Außerdem werden wir prüfen, ob im Einzelfall bei einer Änderung dieser Informationen eine Verpflichtung zu einer sonstigen Benachrichtigung besteht und dieser ggf. bestehenden Benachrichtigungspflicht entsprechend nachkommen.

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