Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der SFC Energy AG im Hinblick auf die Datenverarbeitung zum Zwecke der Hauptversammlung

English Version

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. Aus diesem Grund möchten wir Sie mit den nachfolgenden Hinweisen über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die SFC Energy Aktiengesellschaft (SFC Energy AG) im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zustehenden Rechte informieren.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

SFC Energy AG
Eugen-Saenger-Ring 7
85649 Brunnthal-Nord
Tel: +49 89 67 35 92-0
Fax: +49 89 67 35 92-169
E-mail: [email protected]

Den verantwortlichen Datenschutzbeauftragten der SFC Energy AG erreichen Sie bei Fragen zu diesen Datenschutzinformationen per Post oder per E-Mail unter folgender Adresse:
Herr Kivanç Semen
Datenschutzbeauftragter
DataCo GmbH
Dachauer Str. 65
80335 München
Telefon: + 49 89 7400 45840
E-Mail: [email protected]

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und woher erhalten wir diese?

Wir verarbeiten im Zusammenhang mit der Durchführung unserer Hauptversammlung als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts folgende personenbezogene Daten unserer Aktionäre:

  • Vor- und Nachname, ggf. Titel, ggf. Geburtsdatum;
  • Staatsangehörigkeit;
  • Adresse;
  • Aktionärsdaten (Eintrittskartennummer, Aktionärskategorie – natürliche oder juristische Person); und
  • Informationen zu Ihrem Aktienbestand.

Zudem verarbeiten wir den Namen und die Adresse des vom Aktionär gegebenenfalls bevollmächtigten Vertreters. Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigte mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.

Wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre entweder von den Aktionären selbst, oder über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotaktien).

3. Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Bei der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns an die im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecke. Diese umfassen die Kommunikation mit den Aktionären und verschiedene Vorgänge im Rahmen der Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre oder der von ihnen bestimmten bevollmächtigten Vertreter an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) abzuwickeln und den Aktionären oder den von ihnen bestimmten bevollmächtigten Vertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten) zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist hierbei das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ferner verarbeiten wir Daten, die uns von Ihnen oder anderen Mitteilungspflichtigen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz übertragen werden. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen auch in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachtserklärung bei der Bevollmächtigung des von Ihnen für die Hauptversammlung benannten bevollmächtigten Vertreters nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren. Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren und, sofern erforderlich, Ihre Einwilligung einholen.

4. An welche Empfänger werden Ihre Daten von uns ggf. weitergegeben?

Zur Abwicklung der Hauptversammlungen nutzen wir externe Dienstleister, z.B. Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung, für Druck und Versand der Hauptversammlungs-Einladungen und Aktionärsmitteilungen, sowie für die Durchführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen die Überprüfung der Teilnahme, technische Infrastruktur für die Abstimmungen und Dokumentation der Hauptversammlungen). Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns jedoch nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und sie verarbeiten die Daten ausschließlich nach unserer Weisung.

Andere Aktionäre und Hauptversammlungsteilnehmer können nach § 129 AktG Ihre im Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Daten während der Versammlung und ggf. bis zu zwei Jahre danach einsehen.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Homepage der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen. Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden).

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) uns zu einer weiteren Speicherung der Daten verpflichten. Darüber hinaus bewahren wir Daten auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen oder durch unser Unternehmen geltend gemacht werden, oder zur Wahrung unserer oben genannten berechtigten Interessen erforderlich ist. Bitte wenden Sie sich bei spezifischen Fragen zur Speicherdauer an unseren Datenschutzbeauftragten.

6. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir unterhalten angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Verwendung zu schützen.

7. Welche Rechte stehen Ihnen nach dem Datenschutzrecht zu?

Im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten einschließlich Informationen wie z.B. die Herkunft und Kategorien der Daten, die Zwecke der Verarbeitung, die Empfänger (oder Kategorien davon) und die jeweilige Aufbewahrungsfrist. Darüber hinaus können Sie Berichtigung und unter bestimmten Umständen Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ferner kann Ihnen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (z. B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (und ggf. die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen) zustehen.

Widerspruchsrecht bei Datenverarbeitung zur Wahrnehmung berechtigter Interessen
Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der SFC Energy AG oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung beenden, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Die obengenannten Rechte können Sie unter der in Ziffer 1 aufgeführten Adresse unseres Datenschutzbeauftragten geltend machen. Bitte beachten Sie, dass ggf. gesetzliche Ausnahmen (z.B. fortbestehende Aufbewahrungspflichten) einer Ausübung Ihrer Rechte entgegenstehen können.

8. Haben Sie Beschwerden hinsichtlich des Umgangs mit Ihren Daten?

Zur Einreichung einer Beschwerde im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten unter den eingangs unter Ziffer 1 aufgeführten Kontaktdaten wenden, um den Sachverhalt unmittelbar mit uns zu klären.

Unabhängig davon haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Stand der Informationen in diesem Dokument: April 2019

Bei relevanten Änderungen werden wir diese Informationen aktualisieren und auf unserer Internetseite www.sfc.com zur Verfügung stellen. Außerdem werden wir prüfen, ob im Einzelfall bei einer Änderung dieser Informationen eine Verpflichtung zu einer sonstigen Benachrichtigung besteht und dieser ggf. bestehenden Benachrichtigungspflicht entsprechend nachkommen.

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